Generalforsamling & Vedtægter

Vedtægter for Hals Seaside Golf

Cvr. nr. 1736 6432

• 1 Navn og hjemsted

Stk. 1 Foreningens navn er Hals Seaside Golf og foreningens hjemsted er Aalborg Kommune.

Stk. 2 Foreningen er stiftet den 20. maj 1995 og er som forening en selvstændig juridisk enhed.

Stk. 3 Foreningen skal være medlem af Dansk Golf Union under Danmarks Idrætsforbund, og er underlagt deres love og bestemmelser.

Stk. 4 Foreningens medlemmer er underlagt det af Anti Doping Danmark udarbejdede antidoping kodeks og antidoping program.

• 2 Formål

Stk. 1 Foreningens formål er at etablere og forestå driften af en golfbane og organisere de dertil hørende idrætslige aktiviteter, således at foreningens medlemmer og gæstespillere kan udøve golfspillet under de bedst mulige forhold.

Stk. 2 Foreningen skal løbende følge udviklingen i golfsporten og på den baggrund opstille mål og planer, der kan tilgodese tidens krav og ønsker.

Stk. 3 Det er endvidere foreningens formål, med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv, at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.

• 3 Medlemmer

Stk. 1 Såvel passive som aktive medlemmer optages. Kun aktive medlemmer har ret til at spille på 18 huls banen.

Stk. 2 Indmeldelse sker skriftligt til bestyrelsen.

Stk. 3 Bestyrelsen kan periodevis begrænse tilgangen af aktive medlemmer af kapacitetshensyn. I så fald føres en tidsprioriteret venteliste.

• 4 Medlemskategorier

Stk. 1 Generalforsamlingen fastlægger rettighederne for de enkelte medlemskategorier nævnt i stk. 2 – 4.

Stk. 2

1. Senior fyldt 39 år
2. Flex hverdag
3. Flex 9 huls hverdag
4. DGU Flex medlemskab
5. Ungsenior 19 – 39 år

Stk. 3

1. Longdistance
2. Junior til og med 18 år

Stk. 4

1. Junior uden banetilladelse
2. Passive

Stk. 5 Kontingenterne fastsættes af bestyrelsen i forbindelse med den årlige budgetlægning, jfr. § 11, stk. 1, a.

• 5 Indskud

Stk. 1 De af medlemmerne betalte indskud kan ikke forlanges tilbagebetalt eller solgt ved ophør af medlemskab.

Stk. 2 Bestyrelsen kan til enhver tid fastsætte særskilt kontingent for indskydere, der har tegnet sig for mere end 1 indskud, ligesom bestyrelsen kan fastsætte særlige tilbagekøbsregler herfor.

Stk. 3 Bestyrelsen kan i tilfælde af eksklusion som følge af kontingentrestance inddrage indskudsbeviset til modregning i skyldigt kontingent.

• 6 Ændring af medlemskab / ophør medlemskab

Stk. 1 Medlemskab tegnes for et kalenderår ad gangen men fortsætter automatisk, såfremt det ikke er opsagt med en måneds varsel til udgangen af december måned.

Stk. 2 Medlemskab skal opsiges skriftligt til bestyrelsen ved brev eller e-mail og være foreningen i hænde senest den 30. november.

Stk. 3 Ændring af medlemskab til lavere kategori kan ske pr. 1. januar, men anmodningen om ændringen skal fremsættes ved brev eller e-mail og være foreningen i hænde senest 30. november.

Stk. 4 Ændring af medlemskab til højere kategori forudsætter skriftlig anmodning herom og kan ske når kontingentet for den nye kategori er betalt.

Stk. 5 Aktive medlemmer kan overgå til passivt medlemskab med en måneds varsel til udgangen af december måned. Begæringen om ændringen skal fremsættes ved brev eller e-mail og være foreningen i hænde senest den 30. november.

Stk. 6 Kontingentrestancer udover 4 uger medfører tab af spilleret. Kontingentrestance udover 2 måneder medfører fortabelse af medlemskab.

Stk. 7 Genoptagelse af medlemskab kan først ske, når hele restancen er betalt.

• 7 Generalforsamling

Stk. 1 Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.

Stk. 2 Ordinær generalforsamling afholdes i Hals-delen af Aalborg Kommune hvert år inden udgangen af april.

Stk. 3 Der udsendes forvarsel på e-mail med foreløbig dagsorden senest 15. februar.

Stk. 4 Indkaldelse skal ske med mindst 14 dages varsel ved e-mail, opslag i klubhuset samt på foreningens hjemmeside med angivelse af dagsorden og vedlagt foreningens, af revisor og bestyrelse, underskrevne årsregnskab samt modtagne forslag fra bestyrelse og medlemmer.

Stk. 5 Generalforsamlingen ledes af en af forsamlingen uden for bestyrelsen valgt dirigent.

Stk. 6 Alle foreningens medlemmer samt, dem bestyrelsen måtte indbyde, har adgang til generalforsamlingen.

Stk. 7 Alle aktive medlemmer omfattet af § 4, stk. 2, samt de 15 – 17-årige omfattet af § 4, stk. 3 H har stemmeret med hver én stemme, medmindre de er i kontingentrestance Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.

Stk. 8 Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, hvor disse vedtægter ikke foreskriver andet. På ethvert stemmeberettiget medlems forlangende skal der afholdes skriftlig afstemning.

Stk. 9 Ved valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor skal der i tilfælde af kampvalg anvendes skriftlig afstemningsmetode.

Stk. 10 Der stemmes om samtlige ledige poster på én gang.

Stk. 11 Hvert stemmeberettiget medlem kan stemme på højst det antal kandidater, der skal vælges, og kun med én stemme på hver kandidat.

Stk. 12 Ved stemmelighed skal omvalg straks afholdes efter samme regler mellem kandidaterne med lige stemmetal, såfremt der stadig er ubesatte poster.

Stk. 13 En rettidigt indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.

Stk. 14 Over forhandlingerne på generalforsamlingen føres en protokol, som underskrives af referenten og dirigenten. Protokollen offentliggøres på foreningens hjemmeside.

• 8 Dagsorden for ordinær generalforsamling

Stk. 1 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling er følgende:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent
3. Valg af 2 stemmetællere
4. Beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år.
5. Fremlægning af årsregnskabet til godkendelse.
6. Forelæggelse af budget
7. Forslag fra bestyrelsen.
8. Forslag fra medlemmerne.
9. Valg af bestyrelsesmedlemmer.

– Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer i lige år

– Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år

10. Valg af suppleanter.
11. Valg af revisor.

Stk. 2. Forslag fra medlemmerne skal, for at kunne behandles på en ordinær generalforsamling, være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest 28. februar før generalforsamlingens afholdelse.

Stk. 3 Bestyrelsen består af 7 medlemmer, som vælges for 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted.

Stk. 4 Generalforsamlingen vælger 2 suppleanter til bestyrelsen. Valget sker for ét år ad gangen, og genvalg kan finde sted.

Stk. 5 Valgbare til bestyrelsen og suppleanter er alle stemmeberettigede medlemmer, jfr. § 7,  stk. 7, og som ifølge dansk lov er personligt myndige.

Stk. 6 Gør myndighedernes retningslinjer det umuligt af afvikle en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling ved fysisk fremmøde, og er der punkter på dagsordenen som ubetinget ikke tåler udsættelse, kan generalforsamlingen undtagelsesvis afvikles virtuelt.

Stk. 7 Bestyrelsen skal ved en digital generalforsamling sikre, at vedtægternes øvrige bestemmelser om generalforsamlingens afvikling overholdes.

• 9 Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1 Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen bestemmer det, eller når mindst 100 af de stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftlig begæring til bestyrelsen herom med angivelse af de forslag, der ønskes behandlet.

Stk. 2 Den ekstraordinære generalforsamling afholdes inden 4 uger efter begæringens modtagelse, og indkaldelse skal ske på mail med mindst 8 dages varsel, med angivelse de forslag, der ønskes behandlet i dagsordenen.

Stk. 3 Den ekstraordinære generalforsamling ledes på samme måde som en ordinær generalforsamling.

Stk. 4 Over forhandlingerne på den ekstraordinære generalforsamling føres en protokol, som underskrives af referenten og dirigenten. Protokollen offentliggøres på foreningens hjemmeside.

 

• 10 Bestyrelsens konstituering m.v.

Stk. 1 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer og fastsætter selv sin forretningsorden.

Stk. 2 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 3 Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.

Stk. 4 Bestyrelsen udpeger af sin midte et forretningsudvalg til varetagelse af den daglige drift. Bestyrelsens formand er født medlem og formand af forretningsudvalget.

Stk. 5 Fordelingen af opgaver og kompetence mellem bestyrelse og forretningsudvalg fastlægges af bestyrelsen og beskrives i særskilt forretningsorden.

• 11 Bestyrelsens ansvar/opgaver

Stk. 1 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af foreningen og træffer, med bindende virkning, beslutning i foreningens anliggender, herunder

1. Udarbejdelse af budget for det kommende år, herunder fastsættelse af kontingentsatser for de i § 4 nævnte medlemskategorier.
2. Fastsættelse af form- og opkrævningsterminer for kontingent og øvrige serviceydelser
3. Drift og vedligeholdelse af foreningens bygninger
4. Udvikling, vedligeholdelse og anvendelse af foreningens golffaciliteter
5. Fastsætte takster for de udbudte serviceydelser
6. Fastsætte særlig kontingent/rettigheder for nye golfspillere gældende for indmeldelsesåret samt det efterfølgende år.
7. Oprette en hjemmeside og sikre at den til stadighed er opdateret og i øvrigt sikrer medlemmerne et højt informationsniveau, blandt andet i form af Nyhedsbreve.
8. Udforme særlige tilbud til potentielt nye medlemmer med afsæt i eksisterende medlemskategorier/-kontingenter
9. Udarbejde strategi omkring medlemmers engagement og medansvar

Stk. 2 Det i stk. 1 a nævnte budget med tilhørende kontingentsatser skal bestyrelsen offentliggøre senest 20. december forud for budgetåret.

Stk. 3 Bestyrelsen skal respektere alle på generalforsamlinger trufne beslutninger, og kan ikke dispensere herfra.

Stk. 4 Forslag vedrørende de opgaver der efter § 11 er henlagt til bestyrelsen kan kun vedtages hvis mindst 2/3 af de på generalforsamlingen stemmeberettigede medlemmer stemmer herfor.

Stk. 5 Foreningen tegnes af formanden eller næstformanden, i forening med et bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen kan, i det omfang den finder det forsvarligt, meddele specialfuldmagt til enkeltpersoner.

Stk. 6 Bestyrelsen kan ansætte lønnet personale og meddele specialfuldmagter inden for budgettets rammer.

Stk. 7 Bestyrelse kan til enhver tid lade anlæg og evt. udvidelse ske i et til formålet dannet/anskaffet selskab, som er 100 % ejet af foreningen.

Stk. 8 Bestyrelsen udpeger medlemmerne til selskabets bestyrelse, hvoraf minimum et medlem skal være fra foreningens bestyrelse.

Stk. 9 Selskabets kapitalandele kan ikke afhændes eller pantsættes uden at det på forhånd er godkendt af generalforsamlingen

Stk. 10 Optagelse af større lån samt køb, salg og pantsætning af fast ejendom kræver godkendelse af en generalforsamling samt godkendelse af Aalborg Kommune.

Stk. 11 For de af bestyrelsen på foreningens vegne indgåede forpligtelser hæfter alene foreningens formue.

Stk. 12 Referater fra bestyrelsesmøderne offentliggøres på foreningens hjemmeside.

Stk. 13 Bestyrelsen er ansvarlig for at der indhentes de obligatoriske børneattester i henhold til enhver tid gældende lovgivning.

Stk. 14 Bestyrelsen skal sikre at de gældende regler om opbevaring og behandling af persondata overholdes. Foreningens Persondatapolitik skal indeholde oplysninger om hvilke data der håndteres og hvem der er dataansvarlig, skal fremgå af foreningens hjemmeside.

Stk. 15 Foreningens medlemmer har ret til at gøre sig bekendt med alle dokumenter vedrørende foreningens forhold, mod betaling af udgiften til reproduktion af dokumenterne.

Stk. 16 Aktindsigten efter stk. 14 omfatter dog ikke personfølsomme oplysninger samt oplysninger om konkurrence- og forretningsmæssige forhold.

• 12 Nedsættelse af udvalg

Stk. 1 Bestyrelsen nedsætter de udvalg, der efter bestyrelsens opfattelse er behov for.

Stk. 2 Bestyrelsen udpeger udvalgsformændene og skal godkende øvrige medlemmer.

Stk. 3 Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetence og giver retningslinier for udvalgsarbejdet.

• 13 Økonomi, regnskab og revision

Stk. 1 Foreningens regnskabsår omfatter perioden 1. januar til 31. december.

Stk. 2 Årsregnskabet udarbejdes under omhyggelig hensyntagen til alle rettigheder og forpligtelser og i overensstemmelse med god regnskabsskik.

Stk. 3 Årsregnskabet udarbejdes af godkendt revisor og det underskrevne regnskab fremlægges til godkendelse på den ordinære generalforsamling.

Stk. 4 Såvel årsregnskaber som budgetter skal forelægges Aalborg Kommune, for at denne kan sikre sig, at den kommunale støtte anvendes til det aftalte lovlige formål. Dette krav vil være gældende, så længe kommunen stiller sikkerhed for lån eller på anden måde sikrer golfanlæggets finansiering.

Stk. 5 Foreningen kan indgå og hæfter for alle aftaler som bestyrelsen indgår, dog kun med de aktiver, der findes i foreningen.

Stk. 6 Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser der påhviler foreningen.

• 14 Æresmedlemsskab

Stk. 1 Som æresmedlem kan foreningens bestyrelse udnævne en person, der gennem sit virke og engagement over en længere årrække har gjort en særlig eller ekstraordinær indsats til gavn for foreningen og dennes medlemmer.

Stk. 2 Udnævnelsen kan være på baggrund af at pågældende:

• ved sin indsats har sat sig spor i foreningens udvikling og historie
• har udført et enestående frivilligt arbejde i foreningen
• har virket på lederplan i en usædvanlig lang periode
• på værdig vis har repræsenteret foreningen
• har været eller er en markant personlighed i foreningen

Stk. 3 Der kan udover disse kriterier udnævnes personer, som gennem sit virke har ydet foreningen en særlig velvillighed eller begunstigelse.

Stk. 4 Indstilling af personer til æresmedlem kan komme fra alle afdelinger eller foreningens medlemmer.

Stk. 5 En person, der er blevet udnævnt til æresmedlem af foreningen, er kontingentfri, har stemmeret på generalforsamlinger og deltager vederlagsfrit i arrangementer med personlig invitation.

Stk. 6 Som æresmedlem modtager man en Æresnål der bekræfter udnævnelsen.

Stk. 7 Hvis et æresmedlem begår en alvorlig forbrydelse, eller groft tilsidesætter foreningens/golfens regler og etiketter, udtaler sig krænkende eller taler nedsættende om foreningen vil dette blive behandlet i bestyrelsen, som i sådanne tilfælde kan afgøre om personen skal fratages sit prædikat og rettigheder som æresmedlem.

Stk. 8 Medlemmet kan indbringe en sådan afgørelse for foreningens generalforsamling eller DGU´s Amatør- & Ordensudvalg. Desuden vil en evt. afgørelse på foreningens generalforsamling af medlemmet kunne indbringes for DGU´s Amatør & Ordensudvalg.

Stk. 9 Indbringelse af sagen for generalforsamlingen eller DGU´s Amatør- & Ordensudvalg har ikke opsættende virkning.

• 15 Spille- og ordensregler

Stk. 1 For golf spillet i foreningen gælder de af the Royal & Ancient Golf Club og St. Andrews fastsatte regler samt de af bestyrelsen, med Dansk Golf Unions godkendelse, fastsatte lokale regler.

Stk. 2 Fastsættelse af medlemmernes handicap skal ske i henhold til Dansk Golf Unions Handicapsystem.

Stk. 3 Bestyrelsen fastsætter i øvrigt de bestemmelser, som findes nødvendige af hensyn til spillets afvikling og ordenens opretholdelse inden for foreningens område og i øvrigt når medlemmer optræder i foreningens regi, herunder også uden for foreningens område.

Stk. 4 Overtrædelse af disse bestemmelser kan af bestyrelsen straffes med karantæne eller i gentagne eller grove tilfælde med udelukkelse fra foreningen.

Stk. 5 Afgørelse om udelukkelse af et medlem efter stk. 4 kan af medlemmet kræves forelagt en generalforsamling. Indbringelse for generalforsamlingen har ikke opsættende virkning.

Stk. 6 Generalforsamlingens afgørelse kan af spilleren indbringes for Dansk Golf Unions Amatør- og Ordensudvalg.

• 16 Vedtægtsændringer

Stk. 1 Til vedtagelse af ændringer til disse vedtægter kræves, at mindst 2/3 af de på generalforsamlingen repræsenterede stemmeberettigede medlemmer stemmer herfor.

• 17 Foreningens opløsning

Stk. 1 Beslutning om foreningens opløsning kan kun træffes på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling.

Stk. 2 Til beslutning om foreningens opløsning kræves, at mindst halvdelen af alle stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret på generalforsamlingen, og at mindst 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget.

Stk. 3 Såfremt halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer ikke er repræsenteret på generalforsamlingen, men 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer har stemt for forslaget, skal bestyrelsen på mail med mindst 8 dages varsel indkalde til en ny ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes inden 4 uger efter den første generalforsamling.

Stk. 4 På denne ekstraordinære generalforsamling kan forslaget om foreningens opløsning vedtages af 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer, uanset disses antal.

Stk. 5 I tilfælde af foreningens opløsning skal en eventuel nettoformue anvendes til almene nyttige formål i Hals – delen af Aalborg Kommune.

Stk. 6 Den opløsende generalforsamling bestemmer hvem der skal modtage en eventuel nettoformue.

Stk. 7 Hvis der ved foreningens opløsning forefindes midler der stammer fra udlodning fra en spillehal, skal disse gå til andre velgørende, almen nyttige formål eller tilbageføres til tilladelsesindehaver.

• 18 Ikrafttræden

Stk. 1 Foreningens vedtægter er gældende fra det tidspunkt de vedtages på foreningens generalforsamling.

Stk. 2 Foreningens stiftelsesvedtægt med senere ændringer ophører således hermed.

Stk. 3 Principper/afgørelse besluttet på tidligere generalforsamlinger, efter de daværende vedtægter, og som ikke ændres med denne vedtægt er fortsat gældende og ændringer heri kræver beslutninger på en generalforsamling.

Således vedtaget på generalforsamlingen den 21. marts 2024.